Ve světě businessu je pro mnohé psaní e-mailů jediným způsobem komunikace. Možná vás překvapí, že i v anglické e-mailové komunikaci se vyplatí dodržovat určitá pravidla. Poletují vám každý den prsty po klávesnici a odesíláte pracovní e-maily přes kanál i za oceán? V tom případě se vám bude hodit 5 cenných rad, jak se vypořádat s anglickou e-mailovou komunikací.
1. Nezapomeňte vyplnit kolonku „Předmět“
Zatímco vaši přátele či rodina budou u nevyplněné kolonky předmět tolerantní, u vašich obchodních partnerů můžete narazit. Vždy se proto ujistěte, že políčko v předmětu stručně a jasně vystihuje, co chcete v e-mailu sdělit a s jakou informací přicházíte. Postřehli jste, v čem se liší české a anglické názvy? U názvů knížek, novinových titulků a filmů používají anglicky-hovořící lidé velká písmena – s výjimkou předložek. Na to se často zapomíná.
Příklad:
Re: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers
2. Heslo je: zjednodušovat, zjednodušovat, zjednodušovat
Chápeme, že se chcete vytáhnout před svými cizojazyčnými partnery složitými frázemi, které jste se naučili? Nevyplýtvejte si esa v rukávu hned najednou. Vaši angličtí kolegové budou spokojenější, když je nezahltíte technickými výrazy, které jste si poctivě vyhledali ve slovníku. Prostě zkuste KISS. Nemusíte se hned začít líbat. Keep It Short and Simple = Řekněte to jasně a stručně.
Příklad spojovacích slov:
| accordingly | however | nonetheless | also |
| indeed | otherwise | besides | instead |
| similarly | consequently | likewise | still |
| conversely | meanwhile | subsequently | finally |
| moreover | then | furthermore | nevertheless |
| therefore | hence | next | thus |
3. Zamyslete se, komu vlastně píšete
Přijde vám, že svého business partnera znáte už jako své anglické polobotky? A klidně byste ho pozvali na pivo? V obchodní e-mailové komunikaci se dnes nosí neutrální tón. Zatím si tedy restauraci nezamlouvejte, neznamená to ale, že se musíte držet zkrátka. U důvěrnějších pracovních vztahů jsou v e-mailové komunikaci dovoleny i stažené tvary jako „Don’t forget.“ Musíte si ale být jisti, že jste na cestě k hlubšímu přátelství. V každém dalším případu zvolte formálnější tvary, vyhněte se zkratkám a slangu či idiomům.
Příklad formálního a neformálního tvaru:
- Informal – Thanks for emailing me on 15th February.
- Formal – Thank you for your email dated 15th February.
- Informal – Sorry, I can’t make it.
- Formal – I am afraid I will not be able to attend.
- Informal – Can you…?
- Formal – I was wondering if you could….?
4. Přímo, nebo nepřímo?
Máte rádi, když se jde na věci přímo, a jednáte se všemi na rovinu? E-mailová komunikace je zrádná v tom, že je plochá a můžete toho málo dovysvětlit. Pokud nechcete, aby váš e-mail četl váš kolega po večerech jako román. Zaobalte svoje prosby či žádosti do tvaru, který partnera neurazí svojí tvrdostí.
Příklad:
Direct – I need this in half an hour.
Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?
5. Zdvořilostí nejdál dojdete
Anglická všeobecně známá zdvořilost není vůbec žádný mýtus. Proto nezapomeňte ve svých e-mailech vyjádřit i to, že se snažíte se svým anglickým protějškem vyjít v dobrém a že je pro vás i jednání v e-mailové komunikaci důležitým bodem ve vašem jednání. Vůbec proto není na škodu průběžně do obchodních e-mailů zahrnout slova jako: helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.
Good luck with your English business partners!